科技查新工作实施细则 - 昆明理工大学图书馆
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科技查新工作实施细则

2011-11-01   访问人次    1,700 views

        为贯彻国家科技部、教育部有关科技查新咨询工作的政策、条例、规定和办法,确保科技查新工作的严肃性、公正性、准确性、独立性,使科技查新工作制度化、规范化和科学化,参照科技部颁布的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》的有关规定,特制定昆明理工大学图书馆科技查新工作实施细则: 

一、查新的基本原则
     科技查新工作中必须严格遵守独立、客观、公正的原则,保证查新活动的独立性和查新结果的准确性。
     1、独立性原则
     查新机构、查新员、查新审核员、查新咨询专家应当是与查新项目无利害关系的第三者。查新机构、查新咨询专家从事的具体查新、查新咨询活动不受任何行政部门控制,也不受其他机关、社会团体、企业、个人、查新委托人等的非法干预;查新咨询专家提供查新咨询意见时不受查新机构的非法干预。 如果查新机构、查新咨询专家认为其独立性受到损害,则可以拒绝进行查新、查新咨询,或中止相应的查新、查新咨询活动,或在查新报告、查新咨询专家意见表中声明。
     2、客观性原则
     查新机构应当依据文献,客观地为查新委托人完成查新事务。查新报告中的任何分析、技术特点描述、每一个结论,都应当以文献为依据,符合实际,不包含任何个人偏见。
     3、公正性原则
     查新机构在处理查新事务的过程中,应当站在公正的立场上,在遵照《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》的前提下,公正地为查新委托人完成查新事务。查新机构不可因收取查新费用而偏袒或者迁就查新委托人;查新咨询专家也不能因收取查新咨询费用而迁就查新机构。
 
二、委托查新项目的受理
    1、受理的一般原则
     (1)由图书馆查新值班人员负责接洽委托查新项目,由相关学科查新人员或查新工作负责人正式受理。
     (2)受理委托项目时,承接人员必须判断待查新项目是否属于查新范围,判断查新项目所属专业是否属于本图书馆承担查新业务的受理范围。
     (3)有下列情况之一时,承接人必须拒绝接受查新委托。
     ①委托查新项目不属本站查新专业范围;
     ②查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料;
     ③查新委托人不能明确列出查新项目的查新点。
     2、受理程序
     (1)请委托者认真阅读“委托须知”,并指导查新委托人填写查新委托书。
     (2)检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、准确。
     (3)请委托者提交详细描述查新项目的技术资料,如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等。
     (4)查新人员与查新委托者认真交流,听取查新委托人关于查新项目的情况介绍,了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点,了解查新项目与同类研究的不同之处,初步判断查新项目的新颖点。
     (5)查新人员与查新委托者就查新要求、查新范围、查新报告完成时间、查新费用等问题达成共识。
     (6)与查新委托人订立查新合同。
 
三、 查新检索工作的实施
     1、检索前准备
     (1)明确检索目的;
     (2)根据检索目的确定待查新项目学科范围的专指程度,使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容,可以参考以下做法:
     ①查阅专业工具书或综述文献;
     ②在委托人提供的中英文关键词基础上,通过词表、辞书、词典进行核对与扩充;
     ③通过中国图书分类法、国际专利分类表等确定查新项目分类号。
     (3)确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围;
     时间范围应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定,可以参考以下原则:
     ①科研立项类查新:从查新之日前推10~15年;
     ②成果鉴定类查新:从查新之日前推15年;
     ③申报奖励类查新:从查新之日前推15年;
     ④技术转化和开发及其它类查新:从查新之日前推15~20年。
     2、确定检索范围和检索工具
     (1)根据待查新项目的研究内容确定检索范围,选择检索工具;
     (2)对待查新项目的国内文献检索,应根据国内数据库出版的特点,选择科技期刊、科技成果、学术会议、专利、学位论文等多种文献类型数据库进行检索,以防漏检;
     (3)对中文数据库的检索,应放宽检索条件,通过人工判断进行相关文献筛选;
     (4)对查新项目的国外文献检索,首先选择美国DIALOG系统索引文档进行文献扫描,如果扫描结果中,命中的数据库本馆已有电子馆藏,首选利用本馆所藏电子资源获取文献,本馆未入藏的数据库,仍要通过DIALOG系统联机获取;
     (5)检索词的确定,要考虑能够表达查新项目的创新点或技术要点,并结合同义词、近义词、相关词、缩写词、多种拼法、词尾变化等多种情况进行全面检索;
     (6)对产品类查新项目,除选择一般文献数据库外,应考虑选择商情数据库及印刷版产品类工具书,以保证查全;
     (7)依据查新项目的主题内容及不同的检索工具,正确编制检索策略;
     (8)利用本馆电子资源对检索策略进行试检,目的是检验检索策略是否能够准确地检索到与待查新项目相关的文献,了解文献的分布情况,同时检验检索词选取的正确与否;
     (9)针对试检的结果,对检索策略进行调整、修改,避免检索结果为零篇的情况发生;对试检出的文献太多或太少,要在分析课题内容的基础上,从以下几种途径调整检索策略:
     ①增加或减少检索数据库的数量;
     ②从数据库设置的其它字段检验检索结果;
     ③重新选择上位概念或下位概念检索词,以扩大或减小检索范围。
     3、正式检索
     (1)正式检索应在调整检验了检索策略的基础上进行;
     (2)查新人员检索出相关文献的题录、文摘后,整理成统一格式的检索附件,对于密切相关文献必须查找原文,作为查新报告的附件。
 
四、撰写查新报告
     1、查新报告的具体内容
     (1)查新报告编号,查新项目名称,查新委托人姓名,查新委托日期,查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱,查新员和审核员姓名,查新完成日期。
     (2)查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单、备注。
     2、查新报告基本要求
     (1)查新报告必须采用科学技术部或教育部规定的格式;内容符合查新合同的要求;提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。
     (2)查新报告应当采用描述性写法,使用规范化术语,文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求;不得使用含意不清、模棱两可的词句。
     (3)查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论,都应以客观事实和文献为依据,完全符合实际,不包含任何个人的主观判断和偏见。
     (4)“文献检索范围及检索策略”应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。
     (5)“检索结果”应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。应包括以下内容:
     ①对本报告所列检索范围内的文献检索概况作简单描述,如相关文献在检索数据库中的分布情况,检出文献中所属文献类型(期刊、会议文献、专利)与国别,检出文献的相关程度等。
     ②对检出相关文献分国内、国外分别列出,每部分依次按密切相关文献和一般相关文献的顺序排列。
     ③对所列主要相关文献逐篇进行简要描述(一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提),对于密切相关文献,可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。
     (6)查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况,应包括以下内容:
     ①相关文献检出情况;
     ②检索结果与查新项目的各查新点的比较分析;
     ③对查新项目新颖性的判断结论。
     (7)检索附件包括密切相关文献的题目、出处及其原文复制件;一般相关文献的题目、出处及其文摘。
     (8)查新报告应当具有查新员和审核员的签字,加盖查新机构的科技查新专用章。
 
五、查新报告的审核
     查新人员在完成检索工作及拟写好查新报告后,应将全部检索材料和查新报告初稿送交审核人审核,审核员须审查查新员所进行的查新程序是否规范,查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适,选择的检索词及分类栏目是否恰当,检出的文献是否为同类研究文献,可比文献是否恰当,查新员收集到的相关文献是否齐全,对提出的文献判读是否正确,查新结论是否客观和准确,查新报告是否规范,并向查新员提出审查意见,供补充修改。审核合格的查新报告,由审核人员签字,盖章。审核不合格的查新报告,应查明原因和责任,如责任在委托人则应收费重查;如责任在查新人员,则免费重查;因工作敷衍塞责而造成查新不实的,应给予批评,直至暂停其查新资格。
 
六、文件归档与数据库登录
     1、查新文书档案管理
     文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。
     2、查新档案内容
     每一查新项目均应保存两种形式的档案:书面材料形式和电子版本形式。书面材料包括:查新委托书、查新合同、查新报告(包括附件)、查新项目的主要科学技术资料、查新人员的工作记录、咨询专家的书面意见等。电子版本形式包括:查新报告和相关检索结果。
     3、查新档案管理
     每一个查新项目的相关材料由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。电子版本的查新报告及相关文献检索结果也同时由查新员发送给档案保管人员,由档案保管员添加到查新机构的查新报告数据库中。
 
七、保密及责任
     1、查新人员玩忽职守,营私舞弊,出具错误查新报告,造成不良影响和其他后果的,应追究查新机构和直接责任人的责任。因工作失误造成漏检、误检,查新机构退还部分检索费用或免费重检。
     2、查新机构承担为有关单位或个人保守技术秘密的义务。如果查新机构人员泄漏有关技术秘密,致使委托单位或个人遭受经济损失,委托方有权要求查新机构赔偿。

     3、查新工作属有偿信息服务,查新机构根据所在地区信息管理机构制定的收费办法和有关规定制定收费标准。





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